Le 11 Mai 2021
Les entreprises optent de plus en plus pour les fiches de paie dématérialisées afin d’être en phase avec les enjeux actuels de notre société notamment la digitalisation et l’environnement mais également pour réduire des coûts parfois conséquents.
La dématérialisation des fiches de paie a débuté le 12 mai 2009 avec l’article 26 de la loi n°2009-526 qui clarifie et allège les procédures afin de permettre à l’employeur, sous réserve du consentement du salarié, de transmettre le bulletin de paie par voie électronique. Ainsi, l’article L.3243-2 du Code du travail précisé "Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. […]".
Puis c’est avec le décret n° 2016-1762 entré en vigueur le 1er janvier 2017 dans le cadre de la « loi Travail » ou loi El Khomri que le bulletin de paie électronique c’est généralisé. Cette loi donne la possibilité aux entreprises de recourir à l’envoi dématérialisé sans devoir demander le consentement du salarié.
La digitalisation permet aux collaborateurs d’avoir accès à ses documents RH (fiche de paie, DSN, …) de n’importe où et depuis n’importe quels supports (ordinateur, smartphone et tablette). Cela est d’autant plus avantageux en cette période où le télétravail fait foi.
La digitalisation et l’automatisation du bulletin de paie est un avantage considérable en matière de productivité en permettant de faire gagner du temps aux équipes RH tout en leur évitant certaines tâches chronophages (distribution, archivage, mise sous pli, etc). Ainsi, ce temps libéré permet au service RH de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et sur la disponibilité pour les collaborateurs.
C’est également un atout pour la marque employeur qui sera, de facto, modernisée grâce à l’utilisation de ce service novateur. Cela montre que l’entreprise est tournée vers l’avenir et sait s’adapter aux changements de notre société.
L’intégrité des données et leurs confidentialités est une condition sine qua non. Pour ce faire, les bulletins de paie dématérialisés sont stockés dans des coffres-forts numériques ; aussi des fonctions de cryptage des données, de signature numérique,… permettent au bulletin numérique d’acquérir une valeur légale.
La dématérialisation permet une conservation intacte du bulletin de paie, il ne sera ni perdu ni abimé, tout en étant accessible 24h/24. La loi El Khomri précise que la conservation est de 50 ans.
Le bulletin de paie dématérialisé tend vers une démarche zéro papier et permet donc à l’entreprise de renforcer sa politique en matière de RSE.
Faire le choix du dématérialisé permet de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise notamment en supprimant les coûts liés à l’impression (papier, encre, entretien de l’imprimante), au transport (si envois postaux) et aux frais d’affranchissement.
Le prix d’un bulletin de paie papier varie entre 15 € et 35 €, cela étant multiplié par le nombre de salariés de l’entreprise ; le coût final peut donc vite devenir conséquent. Établir une fiche de paie nécessite un véritable savoir-faire et une technicité à toute épreuve. Désormais, des outils tels que U-MAN permettent d’éditer des bulletins de paie en un seul clic sans connaissances particulières du droit social et des règles de l’URSSAF, et ce, à moindres frais.
Dans le cas de U-MAN Paie, le prix est de 9 € par mois par collaborateur, ainsi si l’on prend la fourchette basse du prix d’un bulletin de paie classique papier soit 15 € par collaborateur, l’entreprise réalise tout de même une économie de 40 % soit a minima une économie de 6 € par mois et par collaborateur.
En plus de vous permettre de faire des économies, U-MAN est un outil sans engagement, sans frais d’installation et en mode cloud, vous permettant en seulement quelques clics de digitaliser toutes vos procédures liées à la gestion des ressources humaines dont la paie. Si vous souhaitez une démo, contactez-nous via notre formulaire de contact.
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