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Le coffre-fort électronique : votre nouvel allié sécurité !

Le 28 Octobre 2021

Le coffre-fort électronique : votre nouvel allié sécurité !

 

L’évolution des systèmes informatiques impose la mise en place d’outils pour stocker et archiver vos documents dans un espace personnel et sécurisé.

Le coffre-fort numérique se positionne comme un véritable assistant administratif en garantissant la pérennité, la confidentialité et la disponibilité de vos données.

 

LES AVANTAGES DU COFFRE-FORT ELECTRONIQUE

Le coffre-fort numérique est un service offrant un très haut niveau de sécurité qui permet aussi bien de transmettre que d’archiver des documents entre les parties.

Entre autres, archiver vos documents dans un coffre-fort électronique permet d’éviter les risques de perte, vol et/ou de détérioration ainsi vous garantissez la fiabilité de vos documents grâce à la copie électronique.

Dans le cadre des RH, celui-ci sert à transmettre divers documents tels que les bulletins de paie aux salariés. Cet outil a de nombreux avantages aussi bien pour le salarié que pour l’employeur :

  • Espace d’échange et d’archivage de documents sécurisé ;
  • La valeur probante de vos documents est conservée ;
  • Pérennité du stockage ;
  • Confidentialité et intégrité des documents ;
  • Traçabilité et historique des échanges ;
  • Hébergement 100% en France.

 

LE COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE ET LA LOI FRANCAISE

C’est en 2016 avec un article de la loi pour une République numérique et la loi Travail relative au bulletin de paie électronique que le coffre-fort numérique est entré dans la loi française.

Aussi, la loi El Khomri, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, donne la possibilité aux entreprises de recourir à l’envoi dématérialisé sans devoir demander le consentement du salarié.

Le coffre-fort numérique facilite grandement la remise des fiches de paie (et de tout autre documents RH) puisque les salariés pourront le récupérer instantanément dans leur espace sécurisé.

 

COFFRE-FORT NUMÉRIQUE & BULLETIN DE PAIE

Grâce au coffre-fort numérique, la distribution des bulletins de paie se fait en un clic et sans erreur puisque c’est l’outil qui se charge d’attribuer chaque fiche de paie à son salarié et de la déposer dans son coffre personnel. Cette solution permet également de faire des économies en réduisant les coûts liés à l’impression et aux frais d’envoi des bulletins papier.

Le décret publié à la suite de la loi Travail ou loi El-Khomri impose deux durées de mise à disposition des bulletins de paie électronique :

  • Soit les bulletins de paie sont conservés et disponibles pendant 50 ans,
  • Soit jusqu’aux 75 ans du salarié.

L’accès au coffre-fort électronique est réservé au seul salarié, et ce, gratuitement. Celui-ci a la possibilité de récupérer et de classer automatiquement ses documents.

INFO : Le coffre-fort sera disponible d’ici quelques semaines avec U-MAN. Restez connectés !

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